EXTRATO ELETRÔNICO – O que é isso?

Conciliação de Cartões de Crédito

Esse é um dos temas mais valiosos sobre a Conciliação de Cartões, afinal, poucos sabem que essa parte existe e é fundamental para a segurança das suas vendas (ou seja, para você receber o seu dinheiro).

Você já ouviu falar em Extrato Eletrônico (ou “EDI”)?

Provavelmente, nenhuma Adquirente tenha te explicado ou te orientado sobre o Extrato Eletrônico quando você a contratou, e é por isso que esse nome não te soa familiar.

Vem comigo que eu vou te explicar!

Entenda a diferença!!! Extrato Eletrônico é diferente de “Portal da Adquirente na internet para consulta de venda”.

O Portal é o acesso que você ganha para consultar suas vendas pela internet, login e senha, e que você tem que acessar sempre que quiser obter informações resumidas do dia.

Extrato Eletrônico (EDI) é o documento oficial de conciliação, ele é enviado diariamente aos conciliadores pelas Adquirentes, sem que o lojista acesse qualquer portal. Trata-se de um relatório de movimentação financeira que é habilitado para o lojista somente quando solicitado para a Adquirente. Isto é, por padrão, você não irá receber se não pedir!

Toda vez que você passa o cartão do cliente na maquininha da sua loja, essa venda se torna uma “transação” e vai [eletronicamente] para a Adquirente e Banco para aprovação de ambos. Quando a transação é aprovada (famoso “Transação Aprovada” no visor da máquina), a Adquirente registra os detalhes dessa venda no sistema dela.

Todos os dias, pela manhã, a Adquirente “imprime” desse sistema todos os registros de vendas do dia anterior e envia [eletronicamente] para cada cliente/lojista ou conciliador que o represente.

Esse relatório, com os registros das vendas, é chamado de Extrato Eletrônico ou EDI, cujo formato é TXT, e contém todas as transações que foram aprovadas no dia anterior.

O Portal não substitui o extrato eletrônico na conciliação. Por que? As Adquirentes só investigam/solucionam problemas com transações quando você está debatendo sobre as informações que constam no EDI.

Por que o Extrato Eletrônico é tão importante?

Os EDIs são essenciais no processo de conciliação pois são garantias de que as vendas que você – lojista – realizou estão dentro do sistema da Adquirente também e, portanto, ela reconhece que essa transação foi realizada e deverá ser depositada na sua conta corrente.

[PS: Vamos fazer um paralelo bem simples… em uma rua há 3 casas; a primeira casa tem câmera de segurança, a segunda casa tem um cachorro-guarda, e a terceira casa apenas tem um muro alto. Qual casa você acha que corre mais riscos de ser invadida? O muro alto, no nosso contexto, é o Portal. A sua utilização não te traz a segurança devida.]

Mas e se uma venda não aparecer no extrato eletrônico?

É para isso que os conciliadores solicitam os Extratos Eletrônicos dos lojistas para as Adquirentes, pois eventos como esses podem acontecer sem que sejam demonstrados no Portal (aliás, esqueça o Portal, ele não te oferece qualquer garantia, você está confiando no relatório errado).

Mesmo que a transação tenha sido aprovada, que você tenha o comprovante da venda guardado na sua loja, algumas vendas podem não estar registradas no sistema das Adquirentes.

Quando isso acontece, a Adquirente não informa essa transação dentro do extrato eletrônico e, provavelmente, você terá que enviar os dados da venda para que ela abra uma investigação e, então, registre essa venda no sistema para te pagar futuramente.

O conciliador de cartões irá ler esse arquivo TXT e apontar quais são as transações que estão fora do sistema da Adquirente para que o lojista não perca nenhum centavo.

Tipos de Extrato Eletrônico

A quantidade de arquivos disponibilizados pelas Adquirentes varia entre 1 a 3 relatórios diários – Getnet envia 1 extrato único que consolida todas as movimentações, Cielo e Rede enviam 3, por exemplo.

Periodicidade do Envio

O recebimento é diário, isso implica que todos os dias o conciliador deve receber todos os extratos eletrônicos das Adquirentes que seu cliente utiliza, à exceção de algumas Adquirentes específicas de Postos de Gasolina (frotas) que mandam a movimentação semanal ou mensal.

Erros nos Extratos Eletrônicos

Vamos separar erros nos extratos eletrônicos em 2 tipos: erros de layout e erros de transações.

No primeiro caso, em erros de layout, significa que a Adquirente enviou o extrato com uma linha fora do padrão, pulou uma coluna, ou enviou letras ao invés de números, e então o arquivo não é lido. Nesse caso, basta que a Adquirente gere outro extrato e envie ao conciliador para nova leitura.

Quando trata-se de erros de transações, significa que a transação em questão deve ser corrigida pois isso impacta o resultado financeiro do cliente. Nesse caso, a Adquirente deverá fazer um reprocessamento de vendas do dia.

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