Gestão financeira: como ocorre o processamento de vendas com cartão

O cartão de crédito já faz parte da vida de boa parcela dos consumidores brasileiros: pelo menos 52 milhões de pessoas usam o meio para pagamento de compras, segundo dados do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC). Nesse cenário, os gestores de estabelecimentos comerciais precisam compreender bem como ocorre o processamento de vendas no cartão, especialmente se quiserem melhorar a gestão financeira do negócio.

Do momento em que o cliente passa o cartão até o recebimento da venda no banco, há uma série de movimentações e partes envolvidas. Então, vale conhecer mais sobre o processo e os termos utilizados.

Neste post, explicamos como funciona o processamento de vendas, a partir da máquina de cartão até o controle das transações. Continue a leitura do texto!

Como funciona a máquina de cartão?

O processamento de vendas começa no instante em que se insere o cartão do cliente na máquina. Nesse momento, o terminal de venda se comunica com as empresas responsáveis por autorizar as operações de crédito e débito, por meio de um sistema criptografado. Se a compra for aprovada, a transação é efetivada e a compra é concluída.

Assim, além do cliente e do comerciante, existem outros envolvidos nessa ação, como as operadoras de cartões e os bancos, tanto do consumidor como do vendedor. Nesse processo, também é importante ter atenção às taxas cobradas pelas transações para saber os valores reais recebidos com as vendas.

Quais as partes envolvidas no processamento de vendas no cartão?

No processamento das vendas, há empresas responsáveis por realizar a integração entre as diferentes bandeiras de cartão e os bancos, como adquirentes e subadquirentes. Porém, também pode haver partes envolvidas com a função de facilitar as transações financeiras e o controle das operações. Entenda cada termo neste tópico!

Adquirente

As empresas adquirentes — ou credenciadoras — fazem a comunicação entre o ponto de venda e o banco. Conhecidas também como “operadoras de cartão”, elas checam os dados do cliente e são responsáveis por validar ou negar a compra.

Por exemplo, Cielo, GetNet, Rede, Adyen e Stone são algumas adquirentes comuns no país. Essas empresas cobram uma taxa percentual pela venda e, se for o caso, pelo aluguel da máquina. Depois, elas repassam o valor restante para o banco do comerciante.

Subadquirente

As subadquirentes são empresas intermediadoras que facilitam a relação entre adquirentes, comerciantes e clientes. Elas são responsáveis por trazer mais segurança para as operações e aprovar os pagamentos. Como exemplos de subadquirentes estão PagSeguro, PayPal, Mercado Pago, Moip etc.

Algumas das vantagens das subadquirentes são ter menor custo para implementação e mecanismos de análise antifraude antes de enviar as informações de pagamento para as adquirentes. Em compensação, costumam cobrar um percentual maior sobre as vendas do que as adquirentes — entre 5% e 8%.

Gateway

Os gateways também são facilitadores entre as adquirentes e as lojas, mas voltados para os negócios de e-commerce. Essa tecnologia de pagamento compila os dados de cobrança do cliente, criptografam e mandam as informações diretamente para as adquirentes. Assim, há mais segurança e redução de fraudes.

Esse modelo faz apenas cobrança de um valor mensal baseado no volume de transações — e não no percentual de vendas. Contudo, isso não impede que a empresa precise pagar o percentual por operação para as adquirentes.

Sistema de conciliação

Aqui não estamos nos referindo à conciliação como tentativa de acordo entre casais ou vizinhos em conflito, mas no aspecto financeiro. De forma simples, a conciliação de cartões consiste na verificação das informações geradas por diferentes sistemas ou bases de dados utilizados em vendas.

Por exemplo, digamos que você tenha uma loja física ou e-commerce e precise fazer o controle das vendas no cartão. Nesse caso, é importante confrontar se as transações realizadas estão sendo computadas pelas operadoras de cartões e de fato recebidas no banco. Assim, há três tipos de conciliação:

de venda — conferência entre as vendas presentes nos sistemas das empresas e no extrato de venda das operadoras de cartão;
de recebimento — verificação dos dados constantes no extrato de venda e no extrato de pagamento das operadoras;
bancária — comparação entre o extrato de pagamento das operadoras e o extrato de recebimento dos bancos.

A grande vantagem de um sistema de conciliação de cartões é permitir à empresa fazer todo o processo de maneira segura e automática. Desse modo, a conferência dos dados é mais rápida e corre menos riscos de falha, facilitando a administração financeira da organização.

Como fazer uma boa gestão financeira e controlar as vendas no cartão?

Tem dúvidas sobre como controlar suas vendas no cartão? Compreender os conceitos envolvidos no processamento das transações é o primeiro passo, mas há outras maneiras de melhorar a gestão do seu negócio. Para ajudá-lo, separamos algumas dicas para você!

Arquive comprovantes

Uma maneira de ter mais controle é arquivar os comprovantes físicos das vendas para depois verificar junto ao extrato eletrônico das operadoras se as transações e os valores estão corretos. Fazer isso manualmente pode funcionar para pequenas empresas, mas não é vantajoso nem eficiente para quem lida com grande volume de operações.

Utilize um software de gestão ERP

Para evitar perdas, você pode usar um sistema integrado de gestão empresarial, mais conhecido por sua sigla em inglês, ERP (Enterprise Resource Planning). Com essa ferramenta, é possível registrar as vendas no cartão realizadas no ponto de venda e ter acesso a relatórios com o valor total das operações e a quantia que deve ser recebida no banco, após o desconto de taxas pelas operadoras.

Apesar do ERP gerar um maior controle interno, o seu foco não é conciliação. Dessa forma, é preciso ainda comparar se os valores dos lançamentos do sistema batem com o montante registrado pela operadora e, após o recebimento, com o saldo do banco. Isso também toma tempo da equipe e reduz a produtividade.

Tenha mais controle com um conciliador de cartões

Nas vendas com cartão, é possível que ocorram divergências, como cancelamentos, cobrança indevida de taxas, vendas em duplicidade e discrepâncias no preço do aluguel da maquineta. Nesse contexto, a opção mais prática é utilizar um conciliador de cartões.

Com esse sistema, você tem mais controle das transações e consegue acompanhar se os valores dos produtos vendidos estão sendo efetivamente recebidos no banco, de maneira automática e com uma plataforma integrada ao ERP.

Para resumir, uma boa gestão financeira passa pelo controle das vendas no cartão e pela verificação dos recebimentos. Nesse contexto, não deixe de usar a tecnologia como aliada e aproveitar as plataformas que facilitem a conciliação na sua empresa!

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