Vendas com cartão: o que fazer quando os números não batem?

Em muitas lojas, as vendas com cartão representam boa parte do faturamento. Para se ter ideia, mais de R$ 842 bilhões foram gastos por cartão de crédito em 2017, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs). Os números com o uso de débito também não ficam atrás: foram R$ 508 bilhões.

Nesse cenário, fica fácil perceber que oferecer a opção de pagamento por cartões se tornou praticamente obrigatória para as empresas. No entanto, o que fazer quando o saldo de vendas por cartão não bate com o valor pago pelas operadoras?

É preciso ficar atento às divergências de valores e manter o controle do fluxo de caixa para não prejudicar a saúde financeira do seu negócio. Neste texto, damos algumas dicas para você manter os saldos em conformidade e ter mais controle sobre as vendas com cartão. Confira a seguir!

Como controlar as vendas com cartão

Confira o fluxo de caixa diariamente

Você acompanha todos os dias os valores que entraram e saíram no caixa da sua empresa? Essa conferência é o primeiro passo para ter mais organização financeira e reconhecer faltas no caixa. Na gestão de um negócio, o fluxo de caixa é um instrumento essencial. Verifique diariamente o saldo e as movimentações de recursos da empresa, inclusive as projeções para os próximos períodos.

Se você já faz o controle manualmente por meio de planilhas ou até em papel, considere automatizar esse processo. Com uma ferramenta adequada, é mais fácil perceber dissonâncias nas vendas com cartão, além de demandar menos tempo.

Cadastre todo o recebimento

Lembre-se de manter o registro de todas as vendas que foram realizadas por cartão e também dos valores pagos pelas operadoras de cartões. Faça um levantamento das vendas realizadas a crédito e uma previsão de recebimentos para conseguir se planejar melhor. Não manter a disciplina no cadastramento leva ao acúmulo de dados e atrapalha o controle das finanças.

Arquive comprovantes

A sua loja usa uma maquininha de cartão para vender? Nesse caso, é importante arquivar os comprovantes das operações realizadas. Você pode, ainda, observar o balanço diário das vendas da maquininha ou conferir o extrato eletrônico enviado às operadoras de cartão. Esses comprovantes são utilizados para verificar se as vendas realizadas pela maquininha constam no registro das operadoras. O ideal é fazer esse processo cotidianamente para não deixar acumular.

Contudo, vale lembrar que dessa forma isso é indicado apenas para fazer a conferência do número de vendas. Analisar se as taxas descontadas nas vendas estão corretas seria muito trabalhoso. Nesse caso, é melhor analisar por amostragem.

Invista em automação

Pequenas despesas e prejuízos ocultos podem pegar os empreendedores de surpresa. Dessa forma, considere investir na automação de processos para reduzir o tempo gasto no registro e na conferência das vendas realizadas por cartão. Essa é uma boa medida para ter mais produtividade na sua empresa, além de evitar fraudes e falhas humanas.

Sistemas de gestão financeira fazem o controle eficiente das vendas, especialmente se integrados aos diversos setores da sua empresa. Essa medida permite a consolidação de informações e o fácil acesso a dados relevantes para a tomada de decisões pelos gestores.

Utilize o TEF

Você também pode usar o sistema de transferência eletrônica de fundos (TEF) para integrar a plataforma utilizada e controlar as vendas no seu estabelecimento frente à central das operadoras de cartão.

Essa solução permite, por exemplo, que a maquininha de cartão faça a integração com o programa utilizado no ponto de vendas. Dessa forma, não é preciso que os funcionários digitem valores no caixa. Por consequência, é reduzida a chance de erros de digitação e de divergências nos números.

Por isso, é também uma maneira mais segura e ágil de efetuar vendas no cartão de crédito, aumentando a confiabilidade dos clientes no seu sistema de vendas e evitando fraudes nas operações com cartões de débito e crédito.

Outra vantagem é que o TEF gera relatórios das vendas realizadas, facilitando a comparação entre os registros de vendas do seu estabelecimento e os presentes no site da operadora.

Acompanhe as taxas dos cartões

As taxas de cartão são uma dor de cabeça para muitos empreendedores. Compreender quais são as tarifas cobradas e calcular os valores exatos que vão ser descontados em cada compra pode ser bem cansativo, mas é essencial. Não deixe de verificar as tarifas cobradas pelas operadoras de cartão. Isso ajuda a perceber imprecisões nos descontos das taxas e evitar prejuízos para a sua empresa. Existem duas formas de realizar esse processo:

Por amostragem

Nesse caso, é preciso selecionar aleatoriamente as transações em diferentes datas e fazer o cálculo da taxa cobrada manualmente.

Por meio de uma plataforma especializada

A maneira mais eficiente de fazer isso é por meio de uma solução automatizada.

Com o uso de um sistema, todas as operações são verificadas, e você tem mais segurança de que não está sendo taxado indevidamente. Em caso de divergências, é preciso solicitar o ressarcimento à operadora do cartão.

Faça uso de um sistema de conciliação de cartões

A nossa última dica é realizar a conciliação de cartões por meio de uma plataforma. Um sistema desse tipo permite que você consolide todos os dados de venda por meio de cartões em um local e acompanhe facilmente as movimentações financeiras do seu estabelecimento.

Essa tecnologia faz a comparação automática entre os valores das vendas, os registros das operadoras de cartão e os recebimentos na conta da empresa. Assim, você acompanha mais rapidamente as movimentações do seu negócio e identifica de maneira mais efetiva se houve divergências na cobrança de tarifas.

De fato, contar com uma solução de conciliação de cartões facilita a gestão financeira, traz mais produtividade para as equipes e maior segurança para o seu empreendimento. Dessa forma, vale a pena pesquisar plataformas que atendam às necessidades do seu negócio.

Por fim, é importante lembrar que a má gestão das vendas com cartão pode prejudicar o futuro da sua empresa. Dados inconsistentes levam à tomada de decisões ruins e, consequentemente, à inadimplência e ao endividamento. Assim, é fundamental buscar melhores formas de ter controle financeiro sobre o seu negócio.

E você? Já passou por alguma situação na sua empresa em que as vendas com cartão não batiam? Conte para nós, deixando um comentário no post!